Банк запросил перевод по контракту ВЭД. Как собрать комплект
Возьмите текст запроса банка и соберите документы, которые относятся к конкретной операции. Обычно связь с платежом видна из контракта, инвойса или акта, а изменения условий могут быть в приложениях и дополнительных соглашениях. По части 5 статьи 23 закона № 173-ФЗ надлежащим образом заверенный перевод на русский представляют по запросу органа или агента валютного контроля. До заказа выясните у банка объём перевода, способ заверения и формат подачи. Правила представления документов в банк
Свяжите каждую строку запроса с документом
У одной операции может быть несколько оснований. Например, при окончательном расчёте условия платежа берут из действующей редакции договора, сумму из инвойса, а факт выполнения работ подтверждают актом. Удобно составить короткий реестр и указать, где в каждом файле содержится нужная информация.
| Что уточняет банк | Где искать сведения | Что сверить перед переводом |
|---|---|---|
| На каком основании платит компания | Подписанный контракт, приложение, дополнительное соглашение | Номер, дату и действующую редакцию условий расчётов |
| Как рассчитали сумму | Инвойс, спецификация, график платежей | Валюту, сумму к оплате, связь с авансом или предыдущим платежом |
| Как исполнен договор | Акт, отчёт об оказанных услугах, отгрузочные документы по ситуации | Период, наименование товара или услуги и ссылку на заказ |
| Кому перечисляют деньги | Документы с платёжными реквизитами и разъяснение сторон по запросу банка | Кто указан получателем и соответствует ли это согласованным документам |
Для проверки самого инвойса пригодится чек-лист по реквизитам, товарам и суммам. Если русская часть есть только в основном договоре, отдельно отметьте приложения, заполненные на иностранном языке.
Уточните объём и оформление до расчёта
Задайте банку три вопроса. Какие документы нужно перевести полностью и по каким допустима заверенная выписка? Кто заверяет перевод — уполномоченное лицо вашей компании, бюро или нотариус? В каком виде загрузить исходник и перевод — скан, отдельный подписанный файл или комплект на бумаге? Если банк принял часть комплекта раньше, уточните, какие версии он ждёт сейчас.
У банков могут различаться правила оформления. Например, опубликованный регламент Райффайзен Банка предусматривает для клиента-резидента перевод, заверенный самим клиентом. Нотариальный вариант возможен по желанию клиента. Для сканов подтверждающих документов при передаче через Банк-Клиент в регламенте указаны PDF или многостраничный TIFF и требования к читаемости. Уточните в своём банке актуальный формат, ограничение размера файла и требования к заверению перевода и копии исходника. Регламент Райффайзен Банка по валютному контролю
Если менеджер банка попросил «перевод с печатью компании», уточните, имеет ли он в виду печать вашей организации или бюро переводов. Если банк принимает скан нотариального перевода, согласуйте, включать ли исходник и все листы с удостоверительной надписью. По главе 15 Инструкции Банка России № 181-И банк и клиент согласуют способ и формат электронного обмена. При электронном обмене резидент подписывает отправляемые документы электронной подписью. Инструкция Банка России № 181-И, глава 15
У согласованного фрагмента должно быть понятно происхождение. Передайте бюро исходный файл целиком для контекста и обозначьте нужные страницы или пункты, если банк подтвердил такой объём. В заявке укажите, к какой версии контракта относятся инвойс и акт. Это поможет оценить комплект с учётом таблиц, печатей и приложений.
Что делать, если цифры в файлах различаются
В учебном примере в контракте указана цена партии в юанях, а в инвойсе есть две строки с суммами. Первая отражает полную стоимость, вторая показывает остаток после аванса. Бухгалтер сверяет назначение платежа со второй строкой и передаёт на перевод обе строки с заголовками. Если валюта в инвойсе и договоре действительно различается, ответственный за сделку проверяет дополнительное соглашение и при необходимости запрашивает уточнение у контрагента. В переводе цифры и валюта следуют исходнику.
Банк уже прислал запрос? Приложите его текст и читаемые файлы или их перечень. В комментарии укажите дату ответа банку, чьё заверение требуется и нужен ли скан готового перевода. Менеджер согласует оформление, стоимость и срок по документам.
Оформить заказ на перевод для банка