Как собрать реестр документов сотрудников для перевода
Чтобы заказать перевод документов нескольких сотрудников и членов их семей, соберите один реестр с отдельной строкой для каждого документа. Укажите получателя, язык перевода, формат и дату подачи. Для предварительного расчёта можно приложить обезличенный пример. Так менеджер увидит объём, повторяющиеся формы и документы, по которым нужно согласовать заверение.
Что включить в реестр
Назначьте каждому комплекту код, например А01 для сотрудника и А01-С для связанного семейного комплекта. В строке укажите владельца документа по коду, тип документа, имя и версию файла, язык оригинала и перевода. Добавьте страну подачи, получателя, назначение, требования к результату и дату. Если по документу ещё ждёте ответ, укажите, кто уточняет вопрос. Для предварительного расчёта оставьте в реестре коды и приложите обезличенный пример вместо полного комплекта персональных документов.
Пример реестра для одного заказа
В условном примере у сотрудника и члена семьи разные получатели. В рабочей таблице добавьте отдельные колонки для даты, имени исходного файла, статуса и ответственного. Получателю в примере не приписываются требования к заверению.
| Комплект | Документ и версия | Языки | Кто принимает | Что согласовать |
|---|---|---|---|---|
| А01 · сотрудник | Диплом с приложением, версия 1 | Русский → английский | Зарубежный работодатель, HR | Подтвердить написание ФИО и специальности |
| А01-С · семья | Свидетельство о рождении, версия 1 | Русский → английский, предварительно | Организация, принимающая документы семьи | Уточнить язык, заверение и необходимость оригинала |
| А01 · работодатель | Письмо о занятости, версия 2 | Русский → английский | Зарубежный работодатель, HR | Согласовать должность и получить подписанную версию |
По этому реестру можно оценить диплом и письмо. Для свидетельства сначала получите требования организации, которая будет его принимать. Сохраните семейную строку в общем заказе со статусом «ожидаем требования». Если остальные документы готовы, их можно передать на расчёт отдельной партией.
Как подготовить файлы и согласовать расчёт
Назовите файл так же, как в реестре, и приложите все страницы, нужные получателю, вместе с приложениями и имеющимися отметками. Если документ заменили, сохраните новую версию отдельно и отметьте её как актуальную. Передайте утверждённое написание ФИО, названий компаний и должностей. Один список согласованных написаний поможет избежать расхождений в разных документах одного человека.
Если заказ включает трудовые договоры, приложения или готовые HR-политики, обозначьте, какой материал нужен сотруднику, а какой пойдёт внешнему получателю. Для письменного перевода для бизнеса полезно приложить актуальный редактируемый файл и согласованный глоссарий. Для документов с оформлением по правилам получателя передайте его письменную инструкцию. Вопрос о нотариальном оформлении для компаний менеджер сможет обсудить после просмотра комплекта.
Для оценки укажите количество комплектов и одинаковых шаблонов, сроки отдельных партий и юридическое лицо заказчика. Состав работ и стоимость зависят от языков, объёма, формата и заверения. Согласуйте, какие файлы войдут в первый заказ и в каком виде вы получите результат.
Приложите реестр или обезличенный пример. Укажите число комплектов, языки, требования получателей и дату первой партии. Менеджер согласует состав заказа по этому списку.
Рассчитать перевод документов сотрудников